Administration allégée : MMA pour une meilleure productivité au bureau

Productivité au bureau : des processus administratifs allégés grâce à une analyse multi-moments (MMA). Photo : Shutterstock

Les processus administratifs recèlent un précieux potentiel d'optimisation. Dans la production classique, le gaspillage est identifié par l'observation. Pour les "travailleurs du savoir", qui travaillent avec des données et des ordinateurs, cela ne fonctionne pas. C'est là qu'intervient l'analyse multi-moments (MMA) pour les domaines indirects. Une MMA révèle les activités sans valeur ajoutée dans les bureaux, les administrations et les entreprises prestataires de services. La méthode statistique est un instrument de gestion Lean . Elle identifie les gaspillages et veille à minimiser ce que l'on appelle le "gaspillage nécessaire" et à éviter les processus administratifs superflus.

Transformation efficace : les activités sans valeur ajoutée deviennent de la valeur ajoutée. Graphique de la page : Lean Group

C'est surtout au niveau du management de tête ou dans les organisations multi-sites qu'il vaut la peine de jeter un regard différencié sur les activités administratives. "Ici, l'expérience montre qu'il est nettement plus efficace de transformer les activités sans valeur ajoutée en valeur ajoutée que de se concentrer uniquement sur l'amélioration des activités à valeur ajoutée", explique Shishir Ballal, conseiller du groupe Lean.

Pertes d'efficacité dues à des activités superflues. graphique : Lean Group

Les données nécessaires sont collectées statistiquement sur une période significative et saisies dans une matrice MMA. Les participants notent la nature et la durée de leurs activités à l'aide de questions concrètes à des moments choisis au hasard. Pour ce faire, ils utilisent un système de chiffres dans des tableaux préétablis. L'analyse de cette collecte de données détaillée et donc extrêmement vaste fournit une image de toutes les étapes de travail régulières et du temps qu'elles nécessitent dans les secteurs indirects de l'entreprise. Elle montre quels processus peuvent ensuite être allégés et mieux organisés.

Objectifs d'amélioration possibles après une analyse multi-moments. Graphique de la situation : Lean Group

Le concept Lean connaît différents types de gaspillage. Au bureau, les temps d'attente, les réunions inefficaces, les échanges d'e-mails superflus, les systèmes de classement confus et la recherche fastidieuse d'informations en font par exemple partie. Le temps économisé ici peut être utilisé à des fins de création de valeur, par exemple dans la construction. "Dans les bureaux et l'administration, une autre dimension du gaspillage entre même en jeu", explique Shishir Ballal. "Le gaspillage dû à des personnes sous-utilisées". Des structures judicieuses prévoient d'utiliser au mieux les capacités et l'intelligence des collaborateurs. Après une analyse multi-moments, les responsabilités peuvent être attribuées plus efficacement, les compétences utilisées de manière plus productive et les objectifs de l'entreprise atteints plus rapidement.